Une fiche par personne
La gestion des adhérents, fiche par fiche
La fiche de chaque personne
Ses coordonnées, son adhésion de la saison, ses cours et ses stages, ses commandes, ce qui reste à régler et ses attestations. Un historique garde ce qui a été fait pour elle, saison après saison.
La cotisation
Payée en ligne avec l'inscription aux cours, réglée par un lien que le bureau envoie à la personne, ou encaissée au bureau. Une adhésion annulée par erreur se réactive depuis la fiche.
La carte d'adhérent
Une carte numérotée pour chaque saison, en PDF. L'adhérent la télécharge depuis son espace, et le bureau l'ouvre depuis la fiche.
Les tarifs réduits
L'élève choisit le tarif réduit en s'inscrivant, puis dépose son justificatif, en PDF ou en photo. Le bureau le valide ou le refuse, relance ceux qui manquent et peut réclamer l'écart avec le plein tarif.
L'espace de chaque adhérent
Sa cotisation, ses cours et ses stages, ses attestations et ses préférences de communication ; son planning et les vidéos de ses cours, si vous choisissez de les montrer. Il y entre par un lien reçu par e-mail, sans mot de passe à retenir.
Le fichier, saison après saison
Tout le fichier, ou une sélection, s'exporte en tableur, en PDF ou en CSV. Une nouvelle saison se prépare en dupliquant la précédente.
Au quotidien
Une saison d'adhésions
Avant la rentrée
Le bureau duplique la saison précédente, avec ses cours et ses tarifs, puis ajuste ce qui change.
Aux inscriptions
Chaque adhérent règle sa cotisation avec ses cours. Sa carte est émise et l'attend dans son espace.
Quelques semaines plus tard
Le bureau vérifie les justificatifs de tarif réduit et relance ceux qui manquent, une personne à la fois ou toutes ensemble.
En cours de saison
Ceux qui adhèrent sans prendre de cours reçoivent un lien pour payer leur cotisation en ligne. Le bureau voit, dans le fichier, qui a payé et qui reste à régler.
La fiche
La fiche d'un adhérent
Ce que le bureau doit savoir d'une personne tient sur une seule page, sans aller chercher dans trois tableurs.
- La situation de la saison : cours suivis, commandes et ce qui a été réglé
- Le reste à régler, sommes dues comprises
- L'adhésion de la saison et sa carte
- Les attestations de paiement, au nom du payeur
- Le parcours de la personne dans l'association, saison après saison
Bon à savoir
Ce que le module ne fait pas
- Pas d'import du fichier en libre-service : nous reprenons vos adhérents à la mise en place.
- Pas d'envoi d'une attestation par e-mail depuis la fiche : l'adhérent la télécharge dans son espace.
- Pas de champ que vous ajouteriez vous-même à la fiche.
- La carte d'adhérent ne porte pas de QR code et ne sert pas à contrôler les entrées.
Questions
Questions sur les adhérents
Peut-on envoyer à quelqu'un un lien pour payer sa cotisation ?
Oui. Le bureau envoie le lien depuis le fichier des adhérents, et la personne règle en ligne par HelloAsso. Une fois la cotisation payée, sa carte est émise.
Comment gérer un tarif réduit ?
L'élève le choisit en s'inscrivant et paie le tarif réduit tout de suite, rien ne le bloque. Il dépose ensuite son justificatif dans son espace, et le bureau le contrôle. Sans justificatif valable, le bureau peut lui demander de régler l'écart avec le plein tarif, par un lien de paiement.
Les adhérents retrouvent-ils leur carte ?
Oui. La carte de la saison se télécharge en PDF depuis l'espace de l'adhérent, à côté de ses cours et de ses attestations.
Peut-on reprendre notre fichier actuel ?
Oui, à la mise en place : vous nous confiez votre fichier, en tableur par exemple, et nous le reprenons dans votre espace. Ensuite, les nouveaux adhérents arrivent par les inscriptions ou sont créés par le bureau.
Peut-on exporter le fichier ?
Oui, en tableur, en PDF ou en CSV, tout le fichier ou une sélection. Quand une personne demande ses propres données, le bureau exporte son dossier complet depuis sa fiche.
Voir aussi
Les modules liés
Inscriptions aux cours
L'inscription en ligne aux cours de danse de votre association se fait depuis votre site, avec le rôle de chaque élève et son partenaire s'il vient à deux.
Paiements
Le paiement en ligne de votre association passe par votre propre compte HelloAsso : l'argent des inscriptions va à l'association.
Profs et bénévoles
La gestion des bénévoles d'une association se fait ici dans le même logiciel que celle de ses profs.
Parlons de vos adhérents
Dites-nous combien d'adhérents vous comptez et où se trouve votre fichier aujourd'hui. Préinscrivez votre association : nous vous prévenons à l'ouverture, et nous répondons à vos questions d'ici là.