L'équipe au quotidien
La gestion des bénévoles et des profs, au quotidien
Le planning d'une soirée
Le bureau découpe la soirée ou le stage en postes et en demi-heures, puis envoie un sondage de disponibilités à l'équipe. La grille se remplit à la main, ou à partir d'une proposition du logiciel que le bureau relit avant de l'appliquer.
Publier et prévenir
Le planning se publie par versions. Chaque personne dont les créneaux changent reçoit un e-mail, les retrouve dans « Mes créneaux » et indique qu'elle les a vus. La feuille de la soirée s'imprime ou s'ouvre en tableur.
Poser une question à l'équipe
Oui ou non, un choix, des dates à proposer, une note ou une réponse écrite : la question part à toute l'équipe ou à quelques personnes, et chaque réponse est nominative.
Le planning des profs
Chaque prof voit ses séances de la saison et peut en déplacer, en annuler ou se faire remplacer. Si vous l'avez activé, ses élèves sont prévenus par e-mail.
Les frais des profs
Chaque séance tenue crédite la cagnotte du prof d'un montant que vous réglez. Le prof y dépose ses demandes de remboursement de frais, avec la pièce ; le trésorier valide et paie, ou refuse avec un motif.
Les accès de chacun
Un compte par personne, ouvert par une invitation envoyée par e-mail. Pour chaque domaine, inscriptions, finances, événements ou musique par exemple, un droit en lecture seule ou le droit de modifier.
Au quotidien
Une soirée avec le logiciel
Un mois avant
Le bureau reprend le modèle d'une soirée précédente, ajuste les postes (accueil, bar, vestiaire) et lance le sondage.
L'équipe répond
Chacun donne ses disponibilités, tranche par tranche, et peut dire combien d'heures il veut donner au plus.
Le bureau place
La grille signale les trous, les doublons, une personne placée sans avoir répondu ou pendant son set de DJ.
Le planning part
Chacun reçoit ses créneaux par e-mail. Une modification plus tard ne prévient que les personnes qu'elle concerne.
Côté prof
La cagnotte d'un prof
Le prof suit lui-même ce que ses séances ont crédité et où en sont ses demandes, sans demander au trésorier.
- Le solde et ce qui reste disponible
- Les demandes en attente, avec leur justificatif
- Une demande refusée, avec son motif
- L'évolution du solde au fil de la saison
Côté trésorier
Valider et payer les frais des profs
Le trésorier voit toutes les cagnottes de la saison et traite une demande d'un seul geste.
- Le solde de chaque prof et ses demandes en attente
- Le relevé de chaque cagnotte : crédits de séance, dépenses remboursées, soldes
- Valider et payer en même temps, ou refuser avec un motif qui reste lisible
- Le report du solde d'une saison sur la suivante
- L'export des dépenses et de l'état des cagnottes
Les accès
Chacun voit ce qui le concerne
Le bureau donne à chacun ce dont il a besoin, et rien de plus.
- Un droit par domaine, en lecture seule ou complet
- Retirer un droit ou désactiver un compte prend effet tout de suite
- Les informations du bureau en tête du tableau de bord de chacun, avec « J'ai lu »
- Des documents partagés par dossier, ouverts aux personnes que vous choisissez
Bon à savoir
Ce que le module ne fait pas
- Pas de paie ni de bulletin de salaire : la cagnotte rembourse des frais réels, sur justificatif.
- Pas de rappel automatique des sondages : le bureau relance lui-même ceux qui n'ont pas répondu.
- Pas d'agenda partagé de l'équipe.
- Pas de sondage ouvert à tous par un simple lien : pour répondre, chaque bénévole a son compte.
Questions
Questions sur l'équipe
La cagnotte est-elle une rémunération ?
Non. Elle fixe un plafond au remboursement de frais réels, dépense par dépense et sur justificatif. Le cadre de ces remboursements est à voir avec votre expert-comptable.
Les bénévoles reçoivent-ils leur planning ?
Oui, par e-mail quand le planning est publié, et dans « Mes créneaux ». S'il change ensuite, seules les personnes concernées reçoivent un nouvel e-mail, avec l'avant et l'après.
Faut-il un compte à chaque bénévole ?
Oui, un compte de l'équipe, ouvert par une invitation e-mail. Sans droit particulier, il sert à répondre aux sondages, à lire ses créneaux et les informations du bureau.
Les rappels de sondage sont-ils automatiques ?
Non. Le bureau voit qui n'a pas encore répondu et relance lui-même, par le moyen qu'il préfère.
Peut-on limiter ce que voit le trésorier ou un bénévole ?
Oui. Les droits se donnent domaine par domaine, en lecture seule ou avec le droit de modifier : un trésorier peut voir les finances sans toucher aux événements, et un bénévole peut n'avoir aucun droit en plus de ses créneaux.
Voir aussi
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Paiements
Le paiement en ligne de votre association passe par votre propre compte HelloAsso : l'argent des inscriptions va à l'association.
Adhérents et cotisations
La gestion des adhérents d'une association commence par un fichier à jour : une fiche par personne, sa cotisation de la saison et sa carte.
Parlons de votre équipe
Dites-nous combien de profs et de bénévoles font vivre votre association. Préinscrivez votre association : nous vous prévenons à l'ouverture, et nous répondons à vos questions d'ici là.