Du paiement à l'attestation
Le paiement en ligne pour votre association
Votre compte HelloAsso
L'élève paie sur la page de paiement HelloAsso de votre association. Le logiciel vérifie chaque paiement auprès de HelloAsso avant de confirmer la place, et va rechercher ceux dont la confirmation n'est pas arrivée.
Une commande pour chaque achat
Chaque paiement a sa commande : un numéro, ce qui a été acheté, le moyen de paiement et la date. Une commande jamais payée finit par expirer, et la personne en est prévenue par e-mail.
Ce que le bureau encaisse
Espèces, chèque ou virement se saisissent sur la commande concernée. Une commande peut aussi être offerte, avec son motif : rien n'est encaissé, et cela se voit.
Rembourser tout ou partie
Un paiement en ligne se rembourse en entier par HelloAsso, depuis la commande. Une ligne ou une partie se rend par virement, par chèque ou en espèces ; pour un virement, la personne dépose son RIB par un lien. Le remboursement est noté sur la commande.
Les sommes dues
Un reste à payer, un écart de tarif ou une inscription à régler plus tard devient une somme due. La personne reçoit un lien pour la payer en ligne, et un rappel part une semaine plus tard si rien n'est réglé.
Les attestations de paiement
En PDF, numérotées, au nom du payeur, avec le signataire et le tampon de l'association. L'adhérent les télécharge dans son espace ; tant que rien ne change, une attestation garde son numéro.
Au quotidien
Un paiement, du clic au bureau
L'élève paie
Il accepte vos conditions, puis règle sur la page de paiement HelloAsso de l'association.
La place est confirmée
Le logiciel vérifie le paiement auprès de HelloAsso, marque la commande payée et envoie l'e-mail de confirmation.
Au bureau
Le trésorier saisit les chèques et les espèces reçus, et suit les sommes qui restent dues.
En fin de saison
Il exporte les commandes de la saison en tableur, en PDF ou en CSV, pour les reporter dans les comptes de l'association.
Pour le trésorier
Les encaissements de la saison
Le trésorier voit ce qui est entré, ce qui attend et ce qui a été rendu, sans refaire les additions.
- Les encaissements par mois et par nature : cours, stages, adhésions, sommes dues
- La part payée en ligne et la part encaissée au bureau
- Les impayés, rangés par ancienneté
- Les remboursements de la saison
Bon à savoir
Ce que le module ne fait pas
- Pas de comptabilité : ni facture, ni reçu fiscal pour les dons, ni fichier des écritures. Les commandes s'exportent en tableur, en PDF ou en CSV, que votre trésorier reprend dans ses comptes.
- Pas d'autre service de paiement en ligne que HelloAsso, et pas de prélèvement automatique.
- HelloAsso sert les associations établies en France : en Belgique ou en Suisse, ni le site de l'association ni les liens de paiement n'encaissent, les élèves ne s'inscrivent pas en ligne, et le bureau enregistre lui-même les paiements reçus. Les montants sont en euros.
- Pas de paiement en plusieurs fois géré par le logiciel.
- HelloAsso ne rembourse en ligne que la totalité d'un paiement : un remboursement partiel se fait par virement, par chèque ou en espèces, puis se note sur la commande.
Questions
Questions sur les paiements
Pouvons-nous garder notre compte HelloAsso ?
Oui, c'est même lui qui reçoit les paiements. Nous le branchons à votre espace à la mise en place, pour une association établie en France, et vous pouvez passer de l'environnement de test de HelloAsso à votre vrai compte depuis le logiciel.
Les élèves peuvent-ils payer en plusieurs fois ?
Non, le logiciel ne gère pas de paiement en plusieurs fois. Le bureau peut en revanche inscrire quelqu'un tout de suite et lui envoyer un lien pour régler plus tard ce qu'il doit.
Le logiciel fait-il la comptabilité ?
Non, il ne tient pas la comptabilité de l'association. Il suit les commandes, les encaissements et les remboursements, et les exporte en tableur, en PDF ou en CSV pour votre trésorier ou votre outil comptable.
Peut-on remettre une attestation de paiement à un adhérent ?
Oui. L'attestation de la saison ou d'un stage se télécharge depuis sa fiche et depuis son espace, au nom de la personne qui a payé. L'administrateur peut aussi rédiger une attestation libre.
Peut-on rembourser un adhérent ?
Oui. Un paiement en ligne se rembourse en entier par HelloAsso ; une partie se rend par virement, par chèque ou en espèces ; pour un virement, la personne dépose son RIB par le lien que vous lui envoyez. Par défaut, un remboursement total la retire aussi de ses cours.
Voir aussi
Les modules liés
Adhérents et cotisations
La gestion des adhérents d'une association commence par un fichier à jour : une fiche par personne, sa cotisation de la saison et sa carte.
Inscriptions aux cours
L'inscription en ligne aux cours de danse de votre association se fait depuis votre site, avec le rôle de chaque élève et son partenaire s'il vient à deux.
Stages et soirées
Organiser un stage de danse, c'est vendre des ateliers par niveau et annoncer les profs au bon moment : les deux se font dans le logiciel.
Parlons de vos paiements
Dites-nous comment vous encaissez aujourd'hui et si vous avez un compte HelloAsso. Préinscrivez votre association : nous vous prévenons à l'ouverture, et nous répondons à vos questions d'ici là.