Les danses
Les danses à rôles
Le logiciel raisonne en leaders, en follows et en couples. Cette mécanique vaut pour toutes les danses où l'on guide et où l'on suit.
Rock, swing et lindy hop
Des cours par niveau, des élèves qui viennent seuls ou à deux, des rôles à équilibrer à chaque rentrée.
Salsa, bachata et kizomba
Le même équilibre à tenir entre leaders et follows, des stages le week-end et des soirées où l'on danse.
West coast swing
Toutes les fonctions, et en plus la musique des DJ : les repères de tempo et le score « WCS » sont réglés pour cette danse.
Danses de salon
Des couples qui s'inscrivent ensemble, en une seule inscription à deux, et des danseurs seuls à répartir entre les rôles.
L'association
Une association, avec ses adhésions et ses bénévoles
Le logiciel suit le rythme d'une association : une saison, une adhésion, un bureau élu et une équipe qui donne de son temps.
- Une saison avec ses périodes, ses tarifs et ses cours, que l'on duplique pour la suivante.
- Une adhésion par personne et par saison, avec sa cotisation et sa carte.
- Des tarifs réduits accordés sur justificatif, vérifiés par le bureau.
- Une équipe de bénévoles et de profs, chacun avec son compte et ses droits.
- Des durées de conservation appliquées par des purges automatiques.
Les rôles
Ce que chacun y fait
Chaque compte ne voit que ce qui le concerne. Voici, rôle par rôle, ce que chacun trouve dans le logiciel.
La présidence
Une vue d'ensemble de la saison, et la main sur les comptes de l'équipe.
- Le tableau de bord : les inscriptions, l'argent encaissé, l'équilibre des rôles et ce qui attend une action.
- Les informations du bureau à toute l'équipe, avec le nombre de ceux qui les ont lues.
- Les comptes de l'équipe, leurs droits et le journal des actions.
La trésorerie
Chaque euro rattaché à sa commande, et les frais des profs validés au même endroit.
- Les commandes, les paiements en ligne et ce que le bureau encaisse en espèces, par chèque ou par virement.
- Les remboursements, les sommes dues et les attestations de paiement.
- Les demandes de dépense des profs, validées et payées d'un geste ou refusées avec un motif.
- Les exports des commandes en tableur, en PDF ou en CSV.
Le secrétariat
Le fichier des adhérents, les inscriptions et le courrier de l'association.
- Les inscriptions à valider et les listes d'attente.
- Les adhésions, les cartes et les justificatifs de tarif réduit.
- Les annonces par e-mail aux élèves d'un cours ou de toute la saison.
Les profs
Leur planning et leurs frais, sans passer par le bureau pour chaque changement.
- « Mon planning » : déplacer, annuler ou faire remplacer une séance.
- « Ma cagnotte » : les séances créditées et les demandes de remboursement avec leur justificatif.
- Leur carte sur la page de l'équipe de votre site, qu'ils modifient eux-mêmes.
Les bénévoles
Leurs disponibilités, puis leurs créneaux, sans tableau partagé à tenir à jour.
- Le sondage de disponibilités d'une soirée ou d'un stage.
- « Mes créneaux » : le planning publié, aussi envoyé par e-mail.
- Les sondages de l'équipe, quand le bureau pose une question.
Les DJ
Leur bibliothèque, leurs playlists et leur place dans la soirée.
- Une bibliothèque de morceaux avec leur tempo et leur énergie.
- Des playlists analysées, set par set.
- Le plateau de la soirée : qui passe, dans quel ordre et pour combien de temps.
Les adhérents
Leur espace personnel, ouvert par un lien reçu par e-mail.
- Leur adhésion, leurs cours et leurs stages, et leur planning si vous l'affichez.
- Leur carte d'adhérent et leurs attestations de paiement en PDF.
- Leurs préférences de communication, et les vidéos récapitulatives de leurs cours si vous les montrez.
Dit franchement
Quand le logiciel convient moins
- Une danse en solo, sans rôles : une partie des écrans perd son intérêt. Écrivez-nous avant.
- Une école commerciale sans adhésion : le logiciel raisonne en saisons et en adhérents.
- Ni comptabilité ni billetterie : une association qui veut les trouver dans le même outil devra en garder un autre à côté.
- Plusieurs associations qui voudraient partager un même espace : chacune a le sien.
- Une association établie en Belgique ou en Suisse : le paiement en ligne passe par HelloAsso, qui sert les associations établies en France. Vos élèves ne s'inscrivent alors pas en ligne : le bureau les inscrit et enregistre lui-même les paiements reçus, les montants sont en euros et les attestations suivent le modèle français.
Questions
Les questions des associations sur leur cas
Notre danse n'a pas de rôles : est-ce possible ?
Le logiciel est construit autour des rôles leader et follow. Pour une danse sans rôles, écrivez-nous avant : nous vous dirons franchement ce qui convient à votre association et ce qui ne lui servira pas.
Sommes-nous trop petits ?
Il n'y a pas de taille minimale, et le prix est le même pour toutes les associations, quelle que soit leur taille. Décrivez-nous votre association : nous vous dirons si le logiciel vaut la peine pour vous.
Plusieurs associations peuvent-elles partager un espace ?
Non. Chaque association a son propre espace, avec ses données, son nom et ses couleurs. Deux associations voisines ont deux espaces.
Notre association est en Belgique ou en Suisse : est-ce possible ?
Oui, avec des limites. Sans HelloAsso, qui sert les associations établies en France, ni le site de l'association ni les liens de paiement (cotisation, sommes dues) n'encaissent : vos élèves ne s'inscrivent pas en ligne, c'est le bureau qui les inscrit et enregistre les paiements reçus en espèces, par chèque ou par virement. Les montants sont en euros, le logiciel est en français seulement, et les attestations suivent le modèle français (SIRET, registre).
Préinscrire votre association
L'inscription des associations en ligne ouvre prochainement. Dites-nous quelle danse vous enseignez et qui fait quoi au bureau : nous vous prévenons à l'ouverture.