Un stage, de la page à la recette
Organiser un stage de danse avec le logiciel
Des ateliers par niveau
Un stage se compose d'ateliers, chacun avec son niveau, ses créneaux, ses profs, sa jauge par rôle et ses prix : seul ou en couple, plein tarif ou réduit.
Un tarif dégressif
Le deuxième atelier peut coûter moins cher que le premier, le troisième moins encore. La remise se règle rang par rang, et pour chacun des tarifs.
L'inscription et la liste d'attente
Les danseurs choisissent leurs ateliers et paient en ligne. Deux ateliers qui se chevauchent ne se prennent pas ensemble. Un atelier plein, ou soumis à validation, passe par une liste d'attente que le bureau tient comme celle des cours.
Les profs annoncés à la date choisie
Chaque prof et chaque section de la page du stage peut avoir sa date de dévoilement. D'ici là, un prof caché laisse un encart « À venir », sans son nom ni sa photo, et une section cachée n'apparaît pas.
Adhésion et équipe
Pour chaque stage, vous décidez si prendre un atelier fait adhérer à la saison, et si les ateliers sont offerts à l'équipe de l'association.
Le bilan, ou l'annulation
Les recettes de chaque stage, et leur export. Si un stage doit être annulé, le logiciel montre d'abord ce qu'il faudra rembourser, commande par commande.
Au quotidien
Un stage avec le logiciel
Trois mois avant
Le bureau crée le stage : ateliers, niveaux, créneaux, prix et dégressif. La page du stage annonce les premiers profs ; les autres restent « À venir ».
À l'ouverture
Les inscriptions s'ouvrent aux dates prévues. Le bureau suit les inscrits atelier par atelier, rôle par rôle.
Le week-end du stage
Chaque atelier a sa feuille de présence, à imprimer en PDF ou à ouvrir en tableur, file d'attente comprise.
La semaine suivante
Le bureau consulte les recettes du stage et les exporte.
La soirée
Le plateau d'une soirée
Les DJ préparent leur passage dans le logiciel, et l'organisateur voit d'un coup d'œil si la soirée tient dans ses horaires.
- L'ordre de passage, avec l'horaire et la durée de chaque place
- Le set de chaque DJ, et s'il est prêt
- Les sets qui débordent de leur créneau
- Plusieurs plateaux pour un même événement, si la soirée en demande
L'agenda
Les soirées dans l'agenda de l'association
Soirées, pratiques, stages et ateliers paraissent sur le site une fois publiés ; un brouillon reste invisible.
- Chaque événement avec son type, son lieu et ses horaires
- Un flux d'agenda des événements publiés, à ajouter à son calendrier
- Les photos de la soirée dans la galerie du site, retirées aussitôt si une personne le demande
Bon à savoir
Ce que le module ne fait pas
- Pas de billetterie : une soirée s'annonce dans l'agenda, son entrée ne se vend pas en ligne.
- Un seul stage par commande, et jamais de cours dans le même panier.
- En ligne, seuls se vendent les stages de la saison en cours ; le bureau peut inscrire quelqu'un à un stage d'une autre saison.
- Pas de contrôle des entrées ni de QR code : la présence se suit sur la feuille de chaque atelier.
Questions
Questions sur les stages et les soirées
Comment fonctionne le tarif dégressif ?
Il dépend du rang de l'atelier acheté : vous fixez une remise pour le deuxième atelier, puis pour le troisième, et ainsi de suite. Chaque remise se règle tarif par tarif, seul ou en couple, plein tarif ou réduit.
Peut-on annoncer les profs d'un stage plus tard ?
Oui. Chaque prof a sa date de dévoilement, saisie à l'heure de Paris. D'ici là, la page montre un encart « À venir » par prof caché, sans son nom ni sa photo, et la page se met à jour d'elle-même à l'heure dite.
Peut-on vendre l'entrée d'une soirée ?
Non. Une soirée s'annonce dans l'agenda du site, mais son entrée ne se vend pas dans le logiciel. Ce qui se paie en ligne, ce sont les cours, les cotisations, les ateliers de stage et les sommes dues.
Faut-il être adhérent pour prendre un stage ?
Vous choisissez, stage par stage, si prendre un atelier fait adhérer à la saison. Si c'est le cas, la cotisation est due par ceux qui ne sont pas encore adhérents, que l'inscription se fasse en ligne ou au bureau.
Que se passe-t-il si on annule un stage ?
Le logiciel annule toutes les inscriptions du stage, liste d'attente comprise. Avant de confirmer, l'administrateur voit pour chaque commande comment rendre l'argent : par HelloAsso, par virement avec une demande de RIB, ou à examiner au cas par cas, par exemple pour une commande offerte.
Voir aussi
Les modules liés
Profs et bénévoles
La gestion des bénévoles d'une association se fait ici dans le même logiciel que celle de ses profs.
Paiements
Le paiement en ligne de votre association passe par votre propre compte HelloAsso : l'argent des inscriptions va à l'association.
Inscriptions aux cours
L'inscription en ligne aux cours de danse de votre association se fait depuis votre site, avec le rôle de chaque élève et son partenaire s'il vient à deux.
Parlons de vos événements
Dites-nous combien de stages et de soirées vous organisez dans une saison. Préinscrivez votre association : nous vous prévenons à l'ouverture, et nous répondons à vos questions d'ici là.