Du catalogue à la place confirmée
L'inscription aux cours en ligne : ce que voit l'élève, ce que fait le bureau
Ce que voit l'élève
Sur le site de l'association, il parcourt le catalogue des cours, choisit le sien et son rôle, leader ou follow. Il accepte vos conditions, paie en ligne, et un e-mail lui dit où en est sa place.
S'inscrire à deux
Un élève peut inscrire son partenaire en même temps que lui, au tarif couple si vous en proposez un. Le leader et le follow forment une seule inscription, que le bureau valide d'un geste.
Une jauge par rôle et par semestre
Chaque cours a sa capacité de leaders et de follows, comptée semestre par semestre. Pour chaque rôle, vous choisissez : ouvert, sur validation du bureau, ou fermé.
La liste d'attente
Quand un rôle est plein, l'élève prend sa place dans la file, paiement compris. Le bureau valide, refuse, fait monter ou descendre quelqu'un, réunit deux inscriptions seules en couple ou transfère une place vers un autre cours.
Des ouvertures par vagues
La rentrée ouvre l'année et le premier semestre, une seconde vague ouvre le second semestre. Chacune a ses dates, et la rentrée peut ouvrir plus tôt à ceux qui ont reçu un code d'accès, vos anciens élèves par exemple.
Un élève déjà venu
Il reçoit un code à six chiffres par e-mail et retrouve ses informations au lieu de tout ressaisir. Il les corrige au besoin ; seule son adresse e-mail ne change pas.
Au quotidien
Une rentrée avec le logiciel
En juin
Le bureau prépare la saison : les cours et leurs horaires, la capacité de chaque rôle, les tarifs et les dates d'ouverture.
À l'accès anticipé
Les anciens élèves reçoivent le code et s'inscrivent avant tout le monde, avec leurs informations déjà remplies.
À l'ouverture
Les nouveaux s'inscrivent depuis le site. Le bureau suit le remplissage et l'équilibre des rôles, cours par cours, sans recompter.
Les semaines suivantes
Le bureau traite la liste d'attente et inscrit lui-même ceux qui préfèrent régler sur place, en espèces ou par chèque.
Pour le bureau
L'équilibre des rôles, cours par cours
Le tableau des effectifs montre où il manque des leaders ou des follows pendant qu'il est encore temps d'agir.
- Les inscriptions confirmées, cumulées depuis l'ouverture
- Le remplissage de chaque cours et sa file d'attente
- L'écart entre leaders et follows, signalé quand il se creuse
Bon à savoir
Ce que le module ne fait pas
- Pas de billetterie : une soirée s'annonce dans l'agenda, son entrée ne se vend pas en ligne.
- Pas d'émargement des cours ni de contrôle des présences à l'entrée.
- Le paiement en ligne passe par HelloAsso seulement ; espèces, chèques et virements se saisissent au bureau.
- Les pages du parcours sont adaptées à votre association par nos soins à la mise en place : vous ne les redessinez pas vous-même depuis le logiciel.
Questions
Questions sur les inscriptions
Deux personnes peuvent-elles s'inscrire ensemble ?
Oui. Un élève inscrit son partenaire dans la même démarche, l'un comme leader, l'autre comme follow. Si deux personnes se sont inscrites chacune de leur côté, le bureau peut ensuite les réunir en couple, sans changer ce qu'elles ont payé.
Que se passe-t-il quand un rôle est complet ?
Si le rôle est ouvert, l'élève passe en liste d'attente, paiement compris, et le bureau décide ensuite. S'il est refusé, il est prévenu par e-mail et le remboursement se fait depuis sa commande. Un rôle que vous avez fermé n'est plus proposé : le site invite alors à vous écrire.
Peut-on ouvrir les inscriptions d'abord aux anciens ?
Oui. La vague de rentrée peut avoir un accès anticipé, réservé à ceux qui ont le code, avant l'ouverture à tous. Le code se diffuse dans un lien que vous envoyez à vos anciens élèves.
Un élève peut-il prendre un seul semestre, puis l'autre ?
Oui. Il prend le premier semestre à la rentrée et le second à l'ouverture suivante. Quand il prend l'autre semestre du même cours, son inscription devient une inscription à l'année, sans doublon.
Peut-on inscrire quelqu'un qui paie plus tard ?
Oui. Le bureau l'inscrit lui-même : sa place et sa carte sont à lui tout de suite, et il reçoit un lien pour régler en ligne. Le bureau peut aussi offrir une inscription, avec son motif.
Voir aussi
Les modules liés
Adhérents et cotisations
La gestion des adhérents d'une association commence par un fichier à jour : une fiche par personne, sa cotisation de la saison et sa carte.
Paiements
Le paiement en ligne de votre association passe par votre propre compte HelloAsso : l'argent des inscriptions va à l'association.
Stages et soirées
Organiser un stage de danse, c'est vendre des ateliers par niveau et annoncer les profs au bon moment : les deux se font dans le logiciel.
Parlons de vos inscriptions
Dites-nous combien de cours vous proposez et comment se passent vos rentrées. Préinscrivez votre association : nous vous prévenons à l'ouverture, et nous répondons à vos questions d'ici là.